Pivot Table dan Interaktif Dashboard Sederhana untuk Data Analyst

Diantara tugas seorang Data Analyst adalah mengolah dan menyampaikan informasi dari suatu data mentah menjadi sebuah informasi utuh yang bisa memberikan insight kepada pembaca. Ketika melakukan analisis data dengan menggunakan spreadsheet, kita bisa memanfaatkan fitur PivotTable dan PivotChart untuk membuat dashboard sederhana. Pada kesempatan kali ini saya akan membahas tentang bagaimana membuat PivotTable hingga menjadi dashboard. Tulisan kali ini akan membahas tentang:

• Definisi Pivot Table
• Import Data
• Persiapan untuk Analisis Data
• Membuat dan Memanipulasi Pivot Table
• Value Field Setting
• Sorting dan Filtering
• Berinteraksi dengan Pivot Table dengan Slicer dan Timeline
• Pivot Chart
• Interaktif Dashboard Sederhana

1. Definisi Pivot Table

Pivot Table adalah alat canggih untuk menghitung, meringkas, dan menganalisis data yang memungkinkan Anda melihat perbandingan, pola, dan tren dalam data Anda (support.microsoft). Pivot Table merupakan fitur yang sudah ada dalam Microsoft Excel, tetapi masih banyak orang yang belum memanfaatkannya dengan maksimal. Salah satu keunggulan Pivot Table adalah untuk memudahkan pengambilan informasi secara cepat dari kumpulan data yang jumlahnya besar. Pivot Table bisa meringkas informasi yang banyak menjadi sebuah tabel sederhana yang bisa disesuaikan variabelnya. Kemudian bisa divisualisasikan dengan mudah dengan Pivot Charts. Berikut panduan penggunaan Pivot Table untuk menganalisis Data.

2. Import Data

Langkah pertama untuk membuat Pivot Tabel adalah dengan memasukkan (import) data ke dalam worksheet.

• Pada menu bar pilih Data
• Pada bagian pojok kiri atas akan ada pilihan Get & Transform Data
• Klik Get Data maka akan muncul beberapa pilihan source data

2.1 Import data

Beberapa pilihan jenis data yang bisa dimasukkan ke dalam worksheet diantaranya:

• From File (Excel Workbook, Text/CSV, XML, JSON, Folder)
• From Database (Ms Access, SQL Server, IBM db2, PostgreSQL, dll)
• From Azure
• From Online Services
• From Other Services (from web, hadoop, dll)
• Combine Queries

3. Persiapan untuk Analisis Data

Setelah memilih data yang akan diinput, akan muncul pilihan untuk langsung meng-load data atau mentransformasikan data terlebih dahulu. Pada proses ini menggunakan fitur Power Query yang bisa digunakan untuk membersihkan data, seperti: menentukan delimiter, data type, hapus duplikat, hapus kolom, dan proses pembersihan data lainnya. Setelah selesai pilih close and load pada pojok kiri atas.

3.1 Load data

4. Membuat dan Memanipulasi Pivot Table

Banyak cara untuk membuat Pivot Table. Pada tahap persiapan kita bisa langsung membuatnya setelah membersihkan data. Pilih Close and Load to kemudian pilih PivotTable Report untuk langsung membuat Pivot Table.

4.1 Membuat pivot table setelah membersihkan data

Jika langsung memilih Close and Load maka akan muncul tabel pada workbook di Ms Excel. Pada menu bar pilih Insert => Pivot Table, pilih tabel yang akan dijadikan Pivot Table serta pilih destinasi untuk hasil Pivot Table yang akan dibuat.

4.2 Membuat pivot table melalui Insert bar

Setelah klik OK, akan muncul worksheet baru untuk membuat Pivot Table. Akan ada dua tampilan bar tambahan di atas, yaitu: PivotTable Analyze dan Design.

4.3 Tampilan pivot table

Pada kolom sebelah kanan kita bisa mengedit PivotTable Fields yang berisi kolom-kolom pada tabel. Ketika menjadi Pivot Table kolom-kolom ini menjadi satu element yang bisa kita sesuaikan posisinya menjadi kolom, baris, nilai, atau filter. Bisa dibilang PivotTable Fields adalah bagian terpenting ketika membuat Pivot Table.

Dibawah ini adalah contoh Pivot Table yang terdiri dari Country pada baris dan Sum of Profit sebagai value atau nilai yang ditampilan.

4.4 Contoh pivot table

Kolom, baris, dan value pada Pivot Table bisa terdiri dari lebih dari satu nilai. seperti pada contoh dibawah ini. Pada baris terdiri dari Country dan Product yang bisa disesuaikan tampilannya dengan mengatur grouping pada tabel. Sedangkan pada value juga terdiri dari dua nilai, yaitu: Sum of Sales dan Sum of Profit.

4.5 Grouping pada pivot table

5. Value Field Setting

Pada contoh sebelumnya di kotak value berisi Sum of Sales dan Sum of Profit karena setelan pabrik pada kotak value adalah sum, atau menjumlahkan nilai dari data. Kita bisa menyesuaikan kotak value ini dengan cara klik pada kolom yang ingin diubah (misalnya: profit), klik kanan, kemudian pilih Value Field Setting.

5.1 Value field setting

5.2 Value field setting — Summarize value by

pada kolom Summarize Value By kita bisa melihat pilihan lainnya seperti Count, Average, Min, Max, dan lain-lain. Berikut adalah contoh untuk summarize velue dengan nilai minimal, maksimal, dan rata-rata.

5.3 Summarize value by min, max, average

Selain Summarize Value By, pada Value Field Setting juga terdapat pilihan Show Value As yang berfungsi untuk menampilkan nilai sesuai dengan paramater tertentu. Misalnya % of Grand total, % of colums, Running total dan sebagainya. Berikut contoh Provit yang ditampilkan sebagai % of Grand total dan Running total.

5.4 Value field setting

6. Sorting dan Filtering

Sorting dan Filtering sangat berguna untuk memudahkan memindai data, mengurutkan data, serta mengatur data mana saja yang ingin ditampilkan. Sorting dan Filtering berguna untuk memudahkan kerja Data Analyst ketika kita beradapan dengan data yang banyak.

Sorting berguna untuk mengurutkan data. Pada Row Labels terdapat kotak putih disebelah kanan yang bisa digunakan untuk Sorting dan Filtering data. Selain itu, bisa juga dengan cara klik kanan pada data terus pilih Sort. Data tipe teks bisa diurutkan sesuai abjad (A-Z) atau kebalikannya (Z-A).

6.1 Sorting data teks

Data Numerik bisa diurutkan dari nilai tertinggi atau terendah. Hal ini sangat berguna ketika membuat report. Misalnya untuk melihat product yang paling laris di pasaran, siapa sales person yang paling banyak penjualannya, dan lain sebagainya. Berikut contoh sorting berdasarkan nilai Sum of Sales tertinggi.

6.2 Sorting data numerik

Filtering berguna untuk menentukan data mana saja yang ingin ditampilkan. Misalnya ingin menampilkan label tertentu atau nilai tertentu. Pada contoh dibawah ditampilkan data dari negara Amerika saja.

6.3 Filterig data teks

Filter berdasarkan nilai bisa digunakan untuk melihat 10(n) nilai teratas atau 10(n) nilai terendah. Misalnya ingin melihat tiga negara dengan Profit tertinggi. Dalam hal ini bisa memanfaatkan fitur Filter. Caranya klik kanan pada label, pilih filter, pilih Top 10, kemudian sesuaikan seperti pada gambar berikut.

6.4 Filtering data numerik

7. Berinteraksi dengan Pivot Table dengan Slicer dan Timeline

Fungsi Slicer dan Timeline hampir sama dengan filter, yaitu untuk menampilkan data sesuai degan kriteria tertentu. Bedanya, Slicer dan Timeline memiliki dialog box yang bisa diubah sesuai keinginan. Slicer dan Timeline sangat berguna untuk membuat Interactive Dashboard.

Pada menu bar PivotTable Analyze terdapat pilihan untuk menambahkan Slicer dan Timeline. Slicer berfungsi untuk memfilter data kategorikal, sedangkan Timeline khusus untuk memfilter data tipe date.

7.1 Menampilkan slicer dan timeline

Setelah muncul dialog box, kita bisa berinteraksi dengan Pivot Table dengan memilih data mana saja yang akan ditampilkan. Bisa memilih satu data atau lebih. Khusus Timeline, kita bisa memilih bulan, quarter, atau tahun sesuai dengan kebutuhan.

7.2 Contoh slicer

7.3 Contoh timeline

Setidaknya ada dua hal yang perlu diperhatikan ketika menggunakan Slicer.

• Pertama, matikan Autofit Column Width agar lebar kolom tidak berubah-ubah. Pada menu bar PivotTable Analyze pilih PivotTable option kemudian hilangkan centang pada Autofit Column Width.

7.4 Matikan autofit column

• Kedua pastikan Slicer terkoneksi dengan tabel yang ingin ditampilkan. Karena Slicer hanya akan berkerja kepada tabel dan chart yang sudah terkoneksi dengan Slicer. Misalnya pada dashboard ada chart yang belum terkoneksi dengan Slicer, maka chart ini tidak akan berubah ketika kita mengubah Slicer. Pada bar Slicer pilih Report Connections, kemudian centang tabel yang akan diperlukan.

7.5 Report connections

8. Pivot Chart

Mata manusia lebih mudah menangkap informasi dalam bentuk gambar (Chart) daripada tabel. Itulah sebabnya dalam membuat laporan sering kali ditampilkan dalam bertuk gambar (dashboard). Tujuannya untuk mempermudah penyampaian informasi.

Proses mengubah data menjadi gambar disebut Visualisasi Data (Data Visualization). Visualisasi data merupakan aspek yang sangat penting dalam proses analisis data. Karena pentingnya proses Data Visualization, dalam banyak kursus Data Analyst sampai dibahas dalam bab tersendiri.

Saat menganalisis data menggunakan Spreadsheet, utamanya Pivot Table, kita bisa memanfaatkan fitur Pivot Chart. Caranya, letakkan pointer pada Pivot Table. Pada bar PivotTable Analyze pilih PivotChart.

8.1 Membuat pivotchart

Kemudian akan ada pilihan chart yang bisa digunakan untuk memvisualisasikan data. Diantarnya:

• Column Chart
• Line Chart
• Pie Chart
• Bar Chart
• Area Chart
• Scatter Chart
• Map Chart
• dan lain-lain

Kali ini saya akan memberikan contoh column chart, line chart, pie chart (doughnut chart), dan bar chart. Untuk pemilihan chart dan fungsikan akan dibahas dalam tulisan yang lain.

8.2 Contoh column chart

8.3 Contoh bar chart

8.4 Contoh pie (doughnut) chart

8.5 Contoh line chart

9. Interaktif Dashboard Sederhana

Dengan memanfaatkan Pivot Chart dan Slicer kita bisa membuat interaktif dashboard. Kali ini saya akan memberikan contoh dashboard sederhana dengan memanfaatkan empat gambar diatas.

Salin keempat chart ke dalam satu worksheet. Buat dua slicer berisi Year dan Product. Pastikan semua tabel dan chart terkoneksi dengan Slicer. Kemudian atur layout sesuai keinginan.

Berikut contoh interaktif dashboard sederhana yang telah saya buat:

9.1 Interaktif dashboard

Interaktif dashboard bisa diubah dengan memanipulasi Slicer. Misalnya saya ingin melihat data penjualan dari 3 produk (Vermont, Luxe, Mandarin) pada tahun 2019. Maka tampilan dashboard akan menjadi seperti dibawah ini:

9.2 Edit interaktif dashboard

Demikian catatan saya tentang Pivot Table dan Interaktif Dashboard Sederhana. Terima kasih telah membaca. Sila dibookmark dan dibagikan. Semoga bermanfaat.